MX zapis določa e-poštni strežnik, odgovoren za določeno domensko ime. Pri pošiljanju e-pošte na user@xyz.com, mora vaš e-poštni strežnik najprej poiskati MX zapis za domensko ime xyz.com da prepozna, kateri e-poštni strežnik dejansko upravlja e-pošto za domeno xyz.com (to bi lahko bil mail.xyz.com ali e-poštni strežnik nekoga drugega kot npr.: mail.isp.com). Nato poišče A zapis za e-poštni strežnik, da se lahko poveže na njegov IP-naslov.
MX zapis ima preferenčno številko, ki določa vrstni red uporabe e-poštnih strežnikov (pomembno v primeru, ko je več MX zapisov za isto domensko ime). Vnesete lahko neomejeno število MX zapisov za namen pomožnih e-poštnih strežnikov ali varnostnih kopij. S preferenčno številko določite, kateri e-poštni strežnik je v uporabi in po katerem vrstnem redu naj se poveže z drugimi, v primeru če se prvi ne odzove. E-poštni strežnik s preferenčno številko 0 je vedno prvi, pred vsemi drugimi. E-poštni strežniki z isto preferenčno številko imajo enako prednost.
Za vnos MX zapisa so na voljo 4 polja:
- Zone: Domensko ime, za katerega nastavljate MX zapis mora biti vnešeno kot območje. Če konfigurirate e-poštni strežnik za yourdomainname.com z namenom, da lahko prejemate e-pošto mails@yourdomainname.com, potem morate to polje pustiti prazno.
- Value: To je naziv e-poštnega strežnika. Če e-poštni strežnik katerega upravljate, gosti vaše domensko ime, potem lahko nastavite vrednost v formatu - mail.yourdomainname.com.
- Če uporabljate e-poštni strežnik vašega pondunika dostopa do interneta, potem morate vnesti celoten naziv e-poštnega strežnika vašega ponudnika, kot npr.: mail.isp.com. Dobro je vedeti, da se v MX zapisu domensko ime vedno konča s "." na koncu.
- TTL: To je minimalni privzeti življenski čas v sekundah, ki pove kako dolgo se zapis hrani. Katerikoli strežnik, ki zazna ta zapis, bo po njem ponovno poizvedoval po preteku tega časovnega intervala. Idealen TTL je 86400, kar je 1 dan. Interval ne more biti nastavljen na manj kot 14400, kar predstavlja 4 ure.
- MX Priority: MX zapis ima preferenčno številko, ki kaže na vrstni red uporabe e-poštnih strežnikov (primerno kadar za isto domeno obstaja več MX zapisov). E-poštni strežniki bodo najprej poskušali dostaviti e-pošto strežnikom z najnižjo preferenčno številko. V primeru da bo pošiljanje neuspešno, bo strežnik za pošiljanje e-pošte izbral strežnik z drugo najnižjo preferenčno številko in tako naprej.